Rekisteriseloste

30.10.2024

Taloyhtiönne hankkii isännöintipalvelut yritykseltämme, joten käsittelemme taloyhtiön asukkaiden ja osakkaiden henkilötietoja. Tarvitsemme näitä tietoja, jotta voimme tuottaa sopimuksemme mukaista isännöintipalvelua sekä muita asumisen palveluita taloyhtiössänne. Tietosuoja on meille tärkeää ja huomioimme sen päivittäisessä työssämme.

Henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä voitte olla yhteydessä taloyhtiönne isännöitsijään. Isännöintiyrityksessä säilytämme henkilötietoja omassa asiakasrekisterissämme, markkinointirekisterissämme, palkanlaskentarekisterissämme ja rekrytointirekisterissämme.

Asiakasrekisterimme sisältää seuraavia henkilötietoja isännöimiemme taloyhtiöiden asukkaista ja osakkaista:

• huoneiston tiedot
• huoneistossa asuvien etu- ja sukunimet
• henkilötunnukset, silloin kun ne ovat henkilön yksilöimisen takia välttämätöntä
• sähköpostiosoitteet
• puhelinnumerot
• sisäänmuutto- ja poismuuttoajankohdat

Säilytämme henkilötietoja asiakasrekisterissämme sen ajan, kun asukas/osakas asuu taloyhtiössä tai taloyhtiö on isännöintiyrityksemme asiakas. Tämän jälkeen säilytämme tietoja vain niin kauan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia. Markkinointirekisterimme sisältää suoramarkkinointiin luvan antaneiden henkilöiden sähköpostiosoitteet:

• henkilön nimi
• sähköpostiosoite

Markkinointirekisteri toimii yrityksen tietorekisterinä palveluiden markkinointia varten. Säilytämme henkilön tietoja markkinointirekisterissämme sen ajan, kun luvan antanut sen sallii.

Palkkarekisterimme sisältää seuraavia henkilötietoja yrityksemme henkilökunnasta:

• henkilön nimi
• yhteystiedot
• palkkatiedot
• verotiedot
• pankkiyhteys
• työsuhteen alkamis- ja päättymisaika

Palkkarekisteriä käytetään apuna palkanmaksussa yrityksen työntekijöille. Säilytämme henkilötietoja palkanmaksurekisterissämme sen ajan, kun työntekijä on työsuhteessa yritykseemme.

Rekrytointirekisterimme sisältää seuraavia henkilötietoja yrityksen henkilöstön rekrytointia varten. Rekisterin tietosisältöön kuuluu henkilön nimi ja yhteystiedot, työhakemukseen ja ansioluetteloon kirjatut tiedot sekä haastatteluun liittyvät tiedot.:

• henkilön nimi
• yhteystiedot
• työhakemukseen ja ansio luetteloon kirjatut tiedot
• haastatteluun liittyvät tiedot

Säilytämme henkilötietoja rekrytointirekisterimme sen ajan, kun kyseisen henkilö on hakuprosessissa mukana. Kaikkia henkilöiden tietoja käytetään aina kyseisen rekisterin tarpeiden mukaan Henkilötiedot saamme kerättyä joko pyytämällä suoraan henkilöitä itseltään tai taloon muuton yhteydessä taloyhtiön osakkailta ja asukkailta itseltään eri viestintäkanavissa, kuten puhelimitse, postitse, sähköpostitse tai vastaavalla tavalla. Lisäksi henkilöön liitettävissä olevia tietoja kertyy taloyhtiösivuille kirjautumisen yhteydessä sekä niitä käytettäessä. Varmistaaksemme tiedon ajantasaisuuden päivitämme tietoja viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta. Tarvitsemme osakkaan ja asukkaan henkilötietoja, jotta voimme tunnistaa asiakkaamme tämän asioidessa isännöintiyrityksessämme tai sähköisissä palveluissamme. Käytämme tietoja taloyhtiön vastike- ja vuokravalvonnassa, saatavien perinnässä, asukastiedottamisessa sekä taloyhtiölle hankittujen palvelujen järjestämisessä. Lisäksi tietoja käytetään palvelujen kehittämiseksi, suoramarkkinointilupien ja -kieltojen toteuttamiseksi tai tilastointitarkoituksissa. Tietoja voidaan käsitellä myös valvottaessa isännöintiyrityksen ja taloyhtiön etua. Näiden ohella henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle, joka esittää lakiin perustuvan tietopyynnön.

Henkilötietoja luovutetaan taloyhtiönne virallisille edustajille näiden tehtävien hoitamiseksi sekä taloyhtiön mahdollisesti käyttämille palveluntarjoajille, kuten huolto- ja perintäyhtiölle. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa talon asukkaalle, osakkaalle tai viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä.

Isännöintiyrityksessämme käsiteltävät henkilötiedot säilytetään tietoturvallisessa ympäristössä ja niitä käyttävät ainoastaan isännöintiyrityksen työntekijät suojatuilla työasemillaan, joihin työntekijät pääsevät kirjautumaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksellaan. Käytännössä henkilötiedot voivat sijaita ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla tai laitteilla, jotta voimme turvata riittävän tietoturvatason toteutumisen. Paperiset asiakirjat säilytämme paloturvallisessa ja lukitussa tilassa.

Rekisteröidylle kuuluvat oikeudet turvaamme kaikille rekisteröidyille voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Näitä oikeuksia ovat oikeus pyytää isännöintiyritykseltä pääsy häntä koskeviin tietoihin, oikeus pyytää häntä itseään koskevien tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista, oikeus vastustaa häntä itseään koskevien tietojen käsittelyä sekä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

PEP-kyselyt ja niiden vastauksista muodostuva rekisteri
Kallion Isännöinti- ja tilitoimisto Oy on rekisteröity 15.6.2022 Etelä-Suomen aluehallintoviraston rahanpesun valvontarekisteriin ja tämän vuoksi isännöitsijätoimistona meitä velvoittaa rahanpesulaki. Rahapesulailla pyritään ehkäisemään rahanpesua, terrorismia ja taloudellista rikollisuutta.

Laki velvoittaa meitä tunnistamaan hallituksen jäsenet, lähettää tietopyynnöt ja tehdä sekä ylläpitää jokaisesta taloyhtiöstä riskianalyysit.

Jokaisen hallituksen jäsenen täytyy käydä tunnistautumassa. Mikäli hallituksen jäsen ei jostain syystä suostu tunnistautumaan vahvalla tunnistautumisella (DOKS-järjestelmä), niin hänen on toimitettava kopio henkilötodistuksesta (esim. kuvallinen henkilökortti tai passi) sekä annettava kirjallinen selvitys PEP-statuksesta. Olemme velvoitettuja myös pitämään listaa henkilöistä, jotka ovat pakotelistalla. Mikäli havaitsemme epäilyttävää liiketoimintaa, meillä on velvollisuus ilmoittaa siitä rahanpesun selvittelykeskukselle.

em. rekisterissä ylläpidettävät henkilötiedot:

• nimi
• henkilötunnus
• postiosoite
• kansalaisuus
• hallituksen jäsenen sidonnaisuudet

Evästeiden (cookies) käyttö

Käytämme netti sivuillamme ns. cookie-toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa internet-sivujen ylläpitäjän tunnis-tamaan usein sivuilla vierailevat kävijät, helpottamaan kävijöiden kirjautumista sivuille sekä mahdol-listamaan yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Tämän palautteen avulla pystymme jatkuvasti pa-rantamaan sivujemme sisältöä. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Käy-tämme niitä siten, että voimme tarjota asiakkaillemme kunkin yksilöityjen tarpeiden mukaisia tietoja ja palveluita.